KI-Richtlinie Muster: Beispiel und Inhalte
KI-Richtlinie für Unternehmen: welche Inhalte hineingehören, ein vollständiges Muster-Beispiel für eine Hausverwaltung, typische Fehler und wie Sie die Richtlinie einführen.
Kurz gesagt: Eine KI-Richtlinie legt fest, welche KI-Tools im Unternehmen freigegeben sind, welche Daten nicht hineingehören, wie Ergebnisse geprüft werden, wie man mit ungewöhnlichen Bitten umgeht und wer Ansprechperson ist. Eine bis zwei Seiten reichen meist. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht, sie ist aber ein naheliegendes Mittel, um die KI-Kompetenz im Team zu unterstützen. Unten finden Sie ein vollständiges Muster für eine fiktive Hausverwaltung. Ihre eigene Richtlinie erstellen Sie mit dem kostenlosen KI-Richtlinien-Generator in rund 10 Minuten als PDF.
Direkt loslegen: Mit dem kostenlosen KI-Richtlinien-Generator erstellen Sie in 10 Minuten Ihre eigene Richtlinie als PDF, ohne Anmeldung. Dieser Artikel erklärt, was hineingehört, und zeigt ein vollständiges Beispiel.
Was ist eine KI-Richtlinie?
Eine KI-Richtlinie, oft auch KI-Nutzungsrichtlinie genannt, ist eine interne Regelung, die beschreibt, wie Beschäftigte KI-Anwendungen bei der Arbeit nutzen. Gemeint sind Chat-Assistenten wie ChatGPT oder Copilot, Übersetzungs-, Text- und Bildgeneratoren und zunehmend auch KI-Funktionen, die in vorhandener Software stecken, etwa im E-Mail-Programm oder in der Branchensoftware.
Die Richtlinie beantwortet vor allem praktische Fragen: Welches Tool darf ich nutzen? Was darf ich eingeben? Muss ich das Ergebnis prüfen? Wen frage ich, wenn ich unsicher bin? Je klarer diese Antworten sind, desto seltener entscheidet jede Person für sich allein, und desto seltener entsteht Schatten-KI mit privaten Konten.
Braucht jedes Unternehmen eine KI-Richtlinie?
Eine Pflicht zu einer schriftlichen KI-Richtlinie ergibt sich aus der EU-KI-Verordnung nicht. Art. 4 KI-VO verlangt seit dem Digital Omnibus sinngemäß, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Welche Maßnahmen das sind, lässt die Verordnung offen. Was sich 2026 geändert hat, lesen Sie im Artikel Digital Omnibus und Art. 4 KI-VO.
Eine kurze Richtlinie ist dafür ein sinnvolles Mittel, neben einer Schulung und einer festen Ansprechperson. Sie schafft Klarheit im Alltag, hilft bei der Einarbeitung neuer Beschäftigter und lässt sich zusammen mit Schulungsnachweisen ablegen, wenn Sie Ihre Maßnahmen dokumentieren möchten.
Welche Inhalte gehören in eine KI-Richtlinie?
Die folgenden Bausteine entsprechen den 12 Fragen unseres kostenlosen KI-Richtlinien-Generators. Sie orientieren sich am Modell „Die 3 Momente“: vor der Eingabe, nach der Antwort und bei ungewöhnlichen Bitten.
- 1. Freigegebene KI-Tools: welche Anwendungen wofür und mit welcher Lizenz bzw. welchem Konto genutzt werden. Alles, was nicht auf der Liste steht, gilt als nicht freigegeben.
- 2. Daten, die nicht eingegeben werden: zum Beispiel personenbezogene Daten, Gesundheits-, Personal- und Gehaltsdaten, Verträge und Kalkulationen, Passwörter und Zugangsdaten, Geschäftsgeheimnisse. Branchenspezifische Daten ergänzen Sie selbst.
- 3. Daten in freigegebenen Tools: ob dort nur das Nötigste mit Platzhaltern, auch interne Informationen oder gar keine personenbezogenen Daten eingegeben werden.
- 4. Private KI-Konten: ob private Konten für berufliche Inhalte ausgeschlossen sind oder nur für allgemeine Fragen ohne Bezug zu internen Informationen genutzt werden dürfen.
- 5. Prüfpflicht für Ergebnisse: Ergebnisse werden immer vor der Verwendung geprüft. Optional kommen ein Vier-Augen-Prinzip für heikle Inhalte, Regeln für Entscheidungen über Menschen und eine Bestätigungspflicht für KI-Agenten hinzu.
- 6. Kennzeichnung von KI-Inhalten (interne Regel): ob und wann KI-erzeugte Bilder, Texte oder Medien gekennzeichnet werden.
- 7. Ansprechperson KI: Name, Funktion und Erreichbarkeit der Person, die Fragen beantwortet und Vorfälle aufnimmt.
- 8. Meldeweg bei Fehlern und Vorfällen: was bei Fehlern, versehentlich eingegebenen Daten oder Betrugsversuchen zu tun ist.
- 9. Freigabeweg für neue Tools: wie neue KI-Tools und neue KI-Funktionen in bestehender Software beantragt und geprüft werden.
- 10. Schulung und Auffrischung: wann neue Beschäftigte geschult werden und in welchem Abstand alle auffrischen.
- 11. Version und Gültigkeit: Versionsnummer, Gültigkeitsdatum und Unterschrift der Geschäftsführung.
- 12. Ergänzende Regelungen: Platz für Besonderheiten, etwa Regeln für einzelne Abteilungen oder Tätigkeiten.
Dazu kommen drei feste Bestandteile, die in jede Richtlinie gehören: Zweck und Geltungsbereich, der Umgang mit ungewöhnlichen Bitten (etwa gefälschte Anrufe oder Sprachnachrichten, siehe Deepfake- und CEO-Betrug erkennen) und der Grundsatz, dass die Verantwortung für das Ergebnis beim Menschen bleibt.
Muster-Beispiel: KI-Richtlinie einer Hausverwaltung
Das folgende Beispiel zeigt eine vollständige KI-Richtlinie für ein fiktives Unternehmen: die Beispiel Hausverwaltung GmbH mit 12 Mitarbeitenden in Objektbetreuung, Buchhaltung und Sekretariat. Aufbau und Formulierungen entsprechen dem PDF, das der Generator erzeugt. Namen, Tools und Daten sind ausgedacht. Übernehmen Sie das Muster nicht ungeprüft, sondern passen Sie es an Ihre Tools, Ihre Abläufe und Ihre Branche an.
| Dokument | KI-Richtlinie Beispiel Hausverwaltung GmbH |
|---|---|
| Version | 1.0 |
| Gültig ab | 01.11.2026 |
| Ansprechperson KI | Sabine Muster, Büroleitung, Durchwahl 20, ki@beispiel.de |
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt, wie bei der Beispiel Hausverwaltung GmbH KI-Anwendungen genutzt werden, zum Beispiel Chat-Assistenten, Übersetzungs- und Textgeneratoren sowie KI-Funktionen in bestehender Software. Sie gilt für alle Beschäftigten, Auszubildenden und Aushilfen, die solche Anwendungen für ihre Arbeit nutzen. Sie ergänzt die bestehenden Regeln zu Datenschutz und Informationssicherheit.
Grundsatz: KI liefert Entwürfe und Vorschläge, keine geprüften Fakten. Die Verantwortung für das Ergebnis trägt immer der Mensch, der es verwendet.
2. Freigegebene KI-Tools
| KI-Tool | Zweck | Lizenz / Konto |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot | Entwürfe für Schreiben und Rundschreiben, Zusammenfassungen, Tabellen | Firmenkonto (Business-Lizenz) |
| DeepL Pro | Übersetzungen von Schreiben an Mieter und Eigentümer | Team-Lizenz |
| Textvorschläge in der Verwaltungssoftware | Antwortentwürfe im Ticketsystem | bestehender Softwarevertrag |
Alles, was nicht auf dieser Liste steht, ist nicht freigegeben. Für freigegebene Tools wird das Unternehmenskonto bzw. die angegebene Lizenz genutzt.
3. Vor der Eingabe (Moment 1)
In KI-Tools, die nicht freigegeben sind, werden grundsätzlich nicht eingegeben:
- Personenbezogene Daten von Mietern, Eigentümern, Mitarbeitenden oder Bewerbenden
- Gesundheits-, Personal- und Gehaltsdaten
- Verträge, Angebote, Preise und interne Kalkulationen
- Interne Finanzzahlen und vertrauliche Korrespondenz
- Passwörter, Zugangsdaten und technische Details unserer Systeme
- Geschäftsgeheimnisse, Strategien und vertrauliche Projektinformationen
- Mieterselbstauskünfte, Bonitätsauskünfte und Listen mit Mietrückständen
- Schließpläne, Zugangscodes und Alarmdaten von Objekten
- Freigegebene Tools: Auch in freigegebenen Tools nur so viele Daten wie nötig. Namen, Firmen und Zahlen werden wo möglich durch Platzhalter ersetzt (z. B. „Mieter A“, „Betrag X“). Die oben genannten Daten nur, wenn das für das jeweilige Tool ausdrücklich freigegeben ist.
- Private Konten: Private KI-Konten (z. B. kostenlose Versionen mit privater E-Mail-Adresse) werden für berufliche Inhalte nicht genutzt.
- Postkarten-Regel: Was man nicht auf eine Postkarte schreiben würde, gehört nicht in ein nicht freigegebenes Tool.
4. Nach der Antwort (Moment 2)
- Prüfen: Ergebnisse werden vor jeder Verwendung geprüft, insbesondere Fakten, Zahlen, Namen, Paragrafen und Quellen. KI kann überzeugend falsch liegen.
- Anpassen und selbst entscheiden: Ton, Inhalt und Empfänger werden vor der Weitergabe kontrolliert. Wer ein Ergebnis verwendet, verantwortet es.
- Inhalte mit rechtlicher, finanzieller oder medizinischer Bedeutung sowie Veröffentlichungen werden vor der Verwendung zusätzlich von einer fachkundigen Person geprüft. Das gilt insbesondere für Abrechnungen, Mahnungen und Antworten auf mietrechtliche Fragen.
- Entscheidungen über Menschen (z. B. Bewerbungen, Mieterauswahl) trifft immer ein Mensch; KI unterstützt höchstens.
- KI-Agenten und Automationen senden, buchen, bestellen oder löschen nichts ohne Bestätigung durch eine verantwortliche Person.
Kennzeichnung von KI-Inhalten: Inhalte, die überwiegend mit KI erstellt wurden und nach außen gehen (z. B. Website, Aushänge, Rundschreiben), werden als KI-unterstützt gekennzeichnet. Formulierung: „Erstellt mit KI-Unterstützung“.
5. Bei ungewöhnlichen Bitten (Moment 3)
Stimmen, Videos und Nachrichten lassen sich mit KI täuschend echt fälschen. Bei Bitten um Geld, Daten oder Zugänge, besonders unter Zeitdruck, gilt:
- Nichts sofort ausführen: nicht zahlen, keine Daten oder Zugänge herausgeben, keine Bankverbindung von Handwerkern oder Dienstleistern ändern.
- Zurückrufen: über einen bekannten Kanal, z. B. die Nummer aus dem Adressbuch oder der Objektakte, nicht aus der Nachricht.
- Melden: den Verdacht wie unter Punkt 6 beschrieben melden, lieber einmal zu oft.
6. Meldeweg bei Fehlern und Vorfällen
Fehler, auffällige Ergebnisse, versehentlich eingegebene vertrauliche Daten und Betrugsversuche (z. B. gefälschte Anrufe, Sprachnachrichten oder Videos) werden sofort der Ansprechperson KI gemeldet, auch wenn kein Schaden entstanden ist. Bei einer möglichen Datenschutzverletzung wird zusätzlich unverzüglich der Datenschutz informiert.
7. Neue KI-Tools und KI-Funktionen
Neue KI-Tools und neue KI-Funktionen in bestehender Software werden vor dem Einsatz bei der Ansprechperson KI beantragt. Geprüft werden unter anderem Zweck, Lizenz- und Vertragsbedingungen, Datenschutz und Informationssicherheit. Bis zur Freigabe wird das Tool nicht für berufliche Inhalte genutzt.
8. Schulung und Auffrischung
Neue Beschäftigte absolvieren die KI-Schulung in den ersten Wochen. Alle Beschäftigten frischen ihr Wissen jährlich auf. Änderungen dieser Richtlinie werden allen Beschäftigten mitgeteilt.
9. Ansprechperson KI
Sabine Muster, Büroleitung, Durchwahl 20, ki@beispiel.de. Immer gilt: Im Zweifel fragen, die Ansprechperson KI, die Führungskraft, die IT oder den Datenschutz.
10. Ergänzende Regelungen
Eigentümerversammlungen, Beiratssitzungen und Telefonate werden nicht mit KI-Tools aufgezeichnet oder transkribiert, solange das nicht ausdrücklich freigegeben und mit dem Datenschutz abgestimmt ist. Protokolle können aus eigenen Stichpunkten ohne Namen mit KI vorformuliert werden; die Endfassung prüft die zuständige Objektbetreuung.
11. Inkraftsetzung
Diese Richtlinie (Version 1.0) gilt ab dem 01.11.2026.
Ort, Datum ____________________ Geschäftsführung: Thomas Beispiel ____________________
Ihre eigene KI-Richtlinie in 10 Minuten
Beantworten Sie 12 Fragen und erhalten Sie Ihre Richtlinie im gleichen Aufbau als PDF. Kostenlos, ohne Anmeldung, Ihre Angaben werden nicht gespeichert.
KI-Richtlinie erstellenTypische Fehler bei KI-Richtlinien
- Zu lang und zu abstrakt: Zehn Seiten mit allgemeinen Grundsätzen liest niemand. Ein bis zwei Seiten mit konkreten Regeln und Beispielen aus dem eigenen Alltag wirken meist besser.
- Nur Verbote: Wer alles verbietet und keine Alternative freigibt, verlagert die Nutzung oft auf private Konten und Smartphones.
- Tools ohne Namen: „Nur freigegebene Tools nutzen“ hilft wenig, wenn nirgends steht, welche das sind und mit welcher Lizenz.
- KI in vorhandener Software vergessen: Neue KI-Funktionen in E-Mail-Programm, Office-Paket oder Branchensoftware kommen oft per Update. Die Richtlinie sollte sie ausdrücklich einbeziehen.
- Keine Ansprechperson: Ohne feste Person bleiben Fragen liegen und Vorfälle werden nicht gemeldet.
- Kein Meldeweg ohne Schuldzuweisung: Wer Angst vor Ärger hat, meldet versehentlich eingegebene Daten eher nicht. Der Meldeweg sollte ausdrücklich auch Fälle ohne Schaden einschließen.
- Ungeprüfte Musterübernahme: Eine Vorlage aus dem Netz passt selten eins zu eins. Tools, Daten und Abläufe müssen zu Ihrem Unternehmen passen.
- Einmal geschrieben, nie wieder angesehen: KI-Tools ändern sich schnell. Ohne Version, Gültigkeitsdatum und regelmäßige Überprüfung veraltet die Richtlinie.
Wie führt man eine KI-Richtlinie im Betrieb ein?
- 1. Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools und KI-Funktionen werden heute schon genutzt, auch inoffiziell? Fragen Sie im Team nach, ohne Vorwürfe. Hinweise dazu im Artikel Schatten-KI im Unternehmen.
- 2. Entwurf erstellen: mit dem KI-Richtlinien-Generator oder anhand des Musters oben. Legen Sie Tools, Tabu-Daten und Ansprechperson fest.
- 3. Abstimmen: den Entwurf mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls vorhanden, frühzeitig mit dem Betriebsrat besprechen. Je nach Ausgestaltung kann der Betriebsrat mitzubestimmen haben; das sollte im Einzelfall geklärt werden.
- 4. In Kraft setzen und bekannt machen: Version und Gültigkeitsdatum eintragen, von der Geschäftsführung unterschreiben lassen und allen Beschäftigten zugänglich machen, etwa im Intranet, per E-Mail mit Lesebestätigung oder in einer Teambesprechung.
- 5. Schulen: Eine Richtlinie sagt, was gilt; eine Schulung erklärt, warum, und übt den Umgang an Beispielen. Für neue Beschäftigte gehört beides in die Einarbeitung.
- 6. Jährlich überprüfen: mindestens einmal im Jahr und bei neuen Tools oder Funktionen prüfen, ob die Richtlinie noch stimmt. Änderungen mit neuer Versionsnummer allen mitteilen.
Die Online-Schulung von KI-Mitarbeiter-Kompetenz ist auf diesen Ablauf abgestimmt: Der Basiskurs mit sechs Modulen und rund 60 Minuten Lernzeit vermittelt dieselben „3 Momente“, auf denen die Richtlinie aufbaut. Kundinnen und Kunden finden den Generator zusätzlich im Admin-Bereich ihrer Schulungsumgebung; dort wird die Richtlinie mit Version gespeichert, und freigegebene Tools sowie Ansprechperson erscheinen auf der Merkkarte zum Kurs. Für Hausverwaltungen gibt es eine eigene Seite: KI-Schulung für Hausverwaltung und Immobilien.
Wo Ihr Team steht, zeigt der KI-Selbsttest in rund zwei Minuten. Preise und Buchung finden Sie auf der Buchungsseite.
Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben?
Wie lang sollte eine KI-Richtlinie sein?
Kann ich das Muster einfach übernehmen?
Was kostet der KI-Richtlinien-Generator?
Wie oft sollte die KI-Richtlinie überarbeitet werden?
Hinweis: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechtsberatung.