KI-Kompetenz dokumentieren: Was in den Nachweis gehört
KI-Kompetenz im Unternehmen dokumentieren: was in den Nachweis gehört, eine einfache Beispiel-Struktur und wie Sie neue Mitarbeitende nachtragen.
Kurz gesagt: Ein bestimmtes Format oder Zertifikat für den Nachweis von KI-Kompetenz ist nicht vorgeschrieben. EU-Kommission und Bundesnetzagentur empfehlen aber, Maßnahmen zu dokumentieren. Bewährt hat sich eine einfache Übersicht: wer wann welche Inhalte abgeschlossen hat, welche Tools freigegeben sind, wer Ansprechperson ist und wann aufgefrischt wird. Teilnahmebestätigungen je Person ergänzen die Übersicht.
Warum sollte man KI-Kompetenz dokumentieren?
Art. 4 der EU-KI-Verordnung sieht seit dem Digital Omnibus 2026 sinngemäß vor, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Wie das genau formuliert ist, erklären wir im Artikel Digital Omnibus und Art. 4 KI-VO.
Eine Pflicht zu einem bestimmten Nachweisformat steht dort nicht. EU-Kommission und Bundesnetzagentur empfehlen jedoch, die Maßnahmen zu dokumentieren. Unabhängig davon hilft eine Dokumentation ganz praktisch: Sie sehen, wer schon geschult ist, wer fehlt und wann es Zeit für eine Auffrischung ist. Und wenn eine Kundin, ein Auftraggeber oder die eigene Geschäftsführung nachfragt, haben Sie eine Antwort zur Hand.
Ist ein bestimmtes Zertifikat oder Format vorgeschrieben?
Nein. Die KI-Verordnung schreibt kein Zertifikat, keine bestimmte Schulungsform und kein bestimmtes Dokumentationsformat vor. Eine Tabelle, ein Ordner mit Teilnahmebestätigungen oder ein Eintrag in Ihrem bestehenden Schulungsnachweis sind übliche Formen. Wichtiger als die Form ist, dass die Angaben nachvollziehbar, aktuell und schnell auffindbar sind.
Was gehört in einen Nachweis zur KI-Kompetenz?
Sinnvoll ist alles, was die Frage beantwortet: Was haben wir getan, damit unser Team KI vernünftig nutzen kann? In der Praxis haben sich diese Angaben bewährt:
- Wer: Name der Person, Abteilung oder Rolle
- Wann: Datum des Abschlusses
- Wozu: Inhalte der Schulung, etwa Grundlagen, Datenschutz, Prüfen von Ergebnissen, Betrugsmaschen, dazu rollenspezifische Vertiefungen
- Ergebnis: zum Beispiel ein bestandenes Abschlussquiz
- Freigegebene Tools: welche KI-Werkzeuge zum Zeitpunkt der Schulung erlaubt waren
- Regeln: Verweis auf Ihre interne KI-Richtlinie und deren Stand
- Ansprechperson: wer Fragen beantwortet und Vorfälle aufnimmt
- Auffrischung: wann die nächste Schulung oder Überprüfung geplant ist
Eine KI-Richtlinie müssen Sie dafür nicht neu erfinden. Eine Vorlage mit den wichtigsten Punkten finden Sie im Artikel Regeln für ChatGPT und Copilot.
Wie sieht eine einfache Dokumentation aus?
Für ein kleines oder mittleres Unternehmen hat sich ein Ordner mit drei Teilen bewährt:
- 1. Übersicht (eine Seite): Welche KI-Tools sind freigegeben, wer ist Ansprechperson, wo liegt die KI-Richtlinie, wann wird aufgefrischt? Mit Datum und Namen der verantwortlichen Person.
- 2. Teilnehmerliste: eine Tabelle mit Name, Rolle, Abschlussdatum, Ergebnis und behandelten Inhalten. Neue Mitarbeitende werden ergänzt, ausgeschiedene markiert.
- 3. Belege: die Teilnahmebestätigungen je Person, dazu die jeweils gültige Fassung der KI-Richtlinie.
Ein Beispiel aus dem Büroalltag: Ein Planungsbüro mit zwölf Personen führt Copilot ein. Die Geschäftsführerin legt fest, dass Copilot mit Firmenlizenz freigegeben ist, private ChatGPT-Konten für Projektdaten aber nicht. Alle absolvieren eine kurze Online-Schulung, die Bestätigungen landen im Ordner, die Teilnehmerliste wird als CSV exportiert und abgelegt. Als im Frühjahr ein neuer Bauzeichner anfängt, bekommt er in der ersten Woche seinen Zugang und wird in der Liste ergänzt.
Was ist mit neuen Mitarbeitenden und Auffrischungen?
Eine Dokumentation ist eine Momentaufnahme. Damit sie aktuell bleibt, helfen zwei feste Anlässe:
- Neue Mitarbeitende: Die KI-Schulung gehört ins Onboarding, idealerweise in den ersten Wochen und bevor jemand mit KI-Tools arbeitet.
- Änderungen: Wird ein neues Tool eingeführt, ändert sich die Richtlinie oder wechselt jemand in eine Rolle mit anderen Risiken, etwa in HR oder Buchhaltung, ist eine Auffrischung sinnvoll.
Ein fester Rhythmus, zum Beispiel einmal im Jahr, ist kein Muss, erleichtert aber die Planung. Notieren Sie das nächste Datum direkt in der Übersicht.
Wie hilft die Plattform bei der Dokumentation?
Bei KI-Mitarbeiter-Kompetenz entsteht ein großer Teil der Dokumentation automatisch:
- Teilnahmebestätigung je Person als PDF nach bestandenem Abschlussquiz, mit Abschlussdatum, Quizergebnis und den behandelten Basis- und Rollenmodulen
- Prüfcode auf jeder Bestätigung: Unter ki-mitarbeiter-kompetenz.de/pruefen lässt sich die Echtheit prüfen, drei Jahre ab Ausstellung und auch nach Löschung der Schulungsumgebung
- Admin-Bereich mit Übersicht über den Fortschritt aller Teilnehmenden
- CSV-Export mit Namen, Abschlussdatum, Quizergebnis und Status der Bestätigung, direkt als Teilnehmerliste verwendbar
- Protokoll wichtiger Ereignisse, etwa Einladungen, abgeschlossene Module und ausgestellte Bestätigungen, ebenfalls als CSV exportierbar
- Merkkarte zum Ausdrucken mit Ihren freigegebenen Tools und Ihrer Ansprechperson
Der Basiskurs umfasst sechs Module mit rund 60 Minuten Lernzeit, sieben Rollenmodule sind inklusive. Neue Mitarbeitende laden Sie über freie Plätze ein oder kaufen Plätze nach. Legen Sie Bestätigungen und CSV-Export zusätzlich in Ihrer eigenen Ablage ab, denn die Schulungsumgebung besteht nicht unbegrenzt. Die Details stehen im Artikel Aufbewahrung von Schulungsdaten.
Wie die Schulung aufgebaut ist, sehen Sie in der Demo. Preise und Buchung finden Sie auf der Buchungsseite.
Brauchen wir ein Zertifikat für KI-Kompetenz?
Reicht eine Excel-Tabelle als Nachweis?
Wie lange sollten wir die Nachweise aufbewahren?
Müssen auch Teilzeitkräfte und Aushilfen geschult werden?
Was steht auf der Teilnahmebestätigung von KI-Mitarbeiter-Kompetenz?
Kann ein Auftraggeber prüfen, ob eine Teilnahmebestätigung echt ist?
Hinweis: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechtsberatung.