Aufbewahrung von Schulungsdaten
Wie lange Ihre KI-Schulungsumgebung besteht, wann Daten gelöscht werden, wie Sie vorher erinnert werden und wie Sie Teilnahmebestätigungen dauerhaft sichern.
Kurz gesagt: Ihre Schulungsumgebung bei KI-Mitarbeiter-Kompetenz besteht bis zu 24 Monate ab Bestellung; jeder Nachkauf verlängert um 12 Monate. Wird sie 12 Monate nicht genutzt, wird sie früher gelöscht. Vorher erhalten Sie Erinnerungen per E-Mail (30, 7 und 1 Tag vorher) und ein Archiv aller Teilnahmebestätigungen.
Warum werden Schulungsdaten überhaupt gelöscht?
Ihre Schulungsumgebung unter firma.ki-mitarbeiter-kompetenz.de ist ein Lernbereich, kein Daueraufbewahrungsort. Daten, die nicht mehr gebraucht werden, sollten nicht unbegrenzt gespeichert bleiben. Deshalb gibt es feste Fristen – und Ihre Nachweise erhalten Sie vor einer Löschung automatisch.
Welche Daten werden gespeichert?
Die Plattform arbeitet datensparsam. Gespeichert werden der Name, der Lernfortschritt und das Quizergebnis. Eine E-Mail-Adresse wird nur gespeichert, wenn Sie Mitarbeitende per E-Mail einladen. Jedes Unternehmen hat eine eigene Datenbank; gehostet wird bei Hetzner in einem Rechenzentrum in Deutschland. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird beim Kauf abgeschlossen.
Wie lange bleibt die Schulungsumgebung bestehen?
- Höchstens 24 Monate ab Bestellung. Danach wird die Umgebung gelöscht.
- Jeder Nachkauf verlängert die Frist um 12 Monate.
- 12 Monate ohne Nutzung (keine Anmeldungen, kein Fortschritt) führen zu einer früheren Löschung.
Wie werde ich vor der Löschung informiert?
Sie erhalten 30, 7 und 1 Tag vor dem Löschtermin eine E-Mail an die Adresse aus der Bestellung. Zusätzlich erscheint im Admin-Bereich ab 30 Tagen vorher ein Hinweis.
Was passiert mit den Teilnahmebestätigungen?
Vor der Löschung senden wir Ihnen alle ausgestellten Teilnahmebestätigungen als ZIP-Archiv. Teilnehmende mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhalten zusätzlich eine Kopie ihrer eigenen Bestätigung. Unabhängig davon können Sie im Admin-Bereich jederzeit eine CSV-Liste exportieren.
Was sollte ich selbst sichern?
Legen Sie Teilnahmebestätigungen und die exportierte Liste in Ihrer eigenen Ablage ab, sobald die Schulung abgeschlossen ist. So haben Sie die Nachweise auch dann, wenn die Umgebung später nicht mehr genutzt wird.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Sie können Personen im Admin-Bereich löschen. Hat die Person die Schulung noch nicht abgeschlossen, wird ihr Platz wieder frei und kann neu vergeben werden. Plätze von Personen, die bestanden haben, bleiben verbraucht. Mehr zu Preisen und Nachkauf: Was kostet eine KI-Schulung?