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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

gemäß Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Parteien

Auftraggeber (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO):
Das Unternehmen, das über ki-mitarbeiter-kompetenz.de Schulungsplätze erwirbt (im Bestellprozess als Firmenname angegeben).

Auftragsverarbeiter:
KOPFFREI.IT, Inhaber Jendrik Wuttke
Schichauweg 28a, 12307 Berlin
E-Mail: hallo@kopffrei.it

2. Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Auftraggeber eine mandantenfähige Online-Schulungsplattform zur Durchführung der KI-Kompetenz-Schulung bereit. Dabei verarbeitet der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten der Schulungsteilnehmer ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers.

Der Vertrag beginnt mit Abschluss im Bestellprozess (Checkbox + erfolgreiche Zahlung) und endet mit Löschung der Mandantenumgebung gemäß der veröffentlichten Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch nach Erbringung der vereinbarten Leistung und Rückgabe/Löschung der Daten.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

• Registrierung und Authentifizierung von Schulungsteilnehmern
• Durchführung der Schulung, Speicherung von Lernfortschritt und Quiz-Ergebnissen
• Erstellung und Versand von Teilnahmebestätigungen (PDF)
• Administration durch den Auftraggeber (Fortschritt, Exporte, Audit-Log)

4. Kategorien betroffener Personen und Daten

Personen: Mitarbeiter und ggf. weitere vom Auftraggeber eingeladene Teilnehmer.

Daten: Name, optional E-Mail-Adresse, Lernfortschritt, Quiz-Antworten und -Ergebnisse, Zeitstempel, ggf. IP-Adressen in Audit-Logs, Metadaten zu ausgestellten Nachweisen.

5. Pflichten des Auftragsverarbeiters

1. Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO)
2. Vertraulichkeit der zur Verarbeitung befugten Personen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO)
3. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO (Art. 28 Abs. 3 lit. c DSGVO)
4. Unterstützung bei Betroffenenrechten (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO)
5. Unterstützung bei Meldung von Datenschutzverletzungen (Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO)
6. Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO)
7. Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Pflichten

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland – Hosting der Plattform und Mandantendaten (Server in Deutschland/EU)
• SMTP2GO (Sand Dune Mail Ltd, Neuseeland; Versand über Server in der EU) – Versand von System-E-Mails (z. B. Einladungen, Einmal-Codes, Teilnahmebestätigungen)

Hinweis: Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Paddle.com Market Ltd. als Händler (Merchant of Record) in eigener Verantwortung. Paddle erhält keine Daten der Teilnehmenden und ist daher kein Unterauftragsverarbeiter im Sinne dieses Vertrags.

Weitere Unterauftragsverarbeiter werden dem Auftraggeber vor Einsatz mitgeteilt; Widerspruch ist möglich.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Mandantentrennung (eigene Datenbank pro Kunde), TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, CSRF-Schutz, Rate Limiting, Audit-Logging, regelmäßige Backups, Aufbewahrungs- und Löschkonzept.

8. Weisungsrecht

Weisungen erfolgen durch Nutzung der Plattform, schriftlich per E-Mail an hallo@kopffrei.it oder in Textform. Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bei seinen Teilnehmern verantwortlich.

9. Kontrollrechte

Der Auftraggeber kann die Einhaltung dieses Vertrags durch Auskunft und ggf. Inspektionen prüfen. Der Auftragsverarbeiter stellt hierfür die erforderlichen Informationen bereit.

10. Abschluss

Mit Aktivierung der Checkbox auf der Buchungsseite und Abschluss der Bestellung akzeptiert der Auftraggeber diesen AVV in der oben genannten Version. Der Abschluss wird per E-Mail bestätigt und in der zentralen Mandantenverwaltung dokumentiert.

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