ChatGPT & Copilot: Regeln im Team
ChatGPT und Copilot im Unternehmen: welche Regeln Mitarbeitende brauchen, welche Daten tabu sind, wie man Ergebnisse prüft – mit Vorlage für eine KI-Richtlinie.
Kurz gesagt: Wer ChatGPT, Copilot oder andere KI-Assistenten im Unternehmen nutzt, braucht wenige, klare Regeln: nur freigegebene Tools, keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten in nicht freigegebene Tools, Ergebnisse immer prüfen, Verantwortung bleibt beim Menschen, und eine feste Ansprechperson für Fragen. Eine Seite reicht – wenn alle sie kennen.
Warum braucht es Regeln für KI-Assistenten?
KI-Assistenten sind im Büro angekommen: Copilot steckt in Microsoft 365, ChatGPT ist einen Browser-Tab entfernt, und viele Fachprogramme haben inzwischen eigene KI-Funktionen. Das ist eine Chance – Entwürfe, Zusammenfassungen und Umformulierungen gehen schneller. Ohne gemeinsame Regeln entscheidet aber jede Person selbst, was sie wo eingibt und wie sehr sie dem Ergebnis vertraut.
Häufig entsteht dabei Schatten-KI: Mitarbeitende nutzen private Konten oder nicht freigegebene Tools, oft in bester Absicht. Verbote allein helfen selten. Besser wirken klare, kurze Regeln und eine freigegebene Alternative.
Welche KI-Tools dürfen genutzt werden?
Legen Sie fest, welche Tools freigegeben sind, und nennen Sie sie beim Namen. Zwischen Versionen desselben Produkts kann es Unterschiede geben, etwa zwischen einem privaten Konto und einer Unternehmenslizenz mit eigenen Vertragsbedingungen. Klären Sie mit Ihrer IT oder Ihrem IT-Dienstleister, welche Version mit welchen Bedingungen bei Ihnen im Einsatz ist. Alles, was nicht auf der Liste steht, ist erst einmal nicht freigegeben – Vorschläge für neue Tools gehen an die Ansprechperson.
Welche Daten gehören nicht in ChatGPT und Co.?
Die wichtigste Regel betrifft die Eingabe. In nicht freigegebene Tools gehören grundsätzlich keine:
- personenbezogenen Daten von Kundinnen, Kunden, Mitarbeitenden oder Bewerbenden
- Gesundheits-, Personal- oder Gehaltsdaten
- Verträge, Angebote, Preise und interne Kalkulationen
- Passwörter, Zugangsdaten und technische Details Ihrer Systeme
- Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Projektinformationen
Auch bei freigegebenen Tools gilt: so wenig wie nötig. Ein einfacher Trick ist, Namen, Firmen und Zahlen durch Platzhalter zu ersetzen („Kunde A“, „Betrag X“). Für die Formulierung einer E-Mail braucht die KI die echten Daten meist gar nicht. Welche Daten in welchem Tool erlaubt sind, regeln Sie am besten gemeinsam mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Wie prüft man KI-Antworten richtig?
Sprachmodelle formulieren flüssig und überzeugend – auch dann, wenn Inhalte nicht stimmen. Sie können Fakten, Quellen, Zahlen oder Paragrafen erfinden. Deshalb gilt: KI liefert Entwürfe, keine Fakten.
- Zahlen, Namen, Daten und Zitate gegen die Originalquelle prüfen
- bei rechtlichen, medizinischen oder finanziellen Fragen fachkundige Stellen einbeziehen
- Texte vor dem Versand selbst lesen – Ton, Inhalt und Empfänger
- bei Zusammenfassungen kurz ins Original schauen, ob nichts Wichtiges fehlt
Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis?
Immer der Mensch, der das Ergebnis verwendet. Eine KI kann nicht entscheiden, ob ein Angebot so rausgehen darf oder eine Bewerbung passt. Besonders bei Entscheidungen über Menschen – etwa im Recruiting oder bei Beurteilungen – sollte KI höchstens unterstützen und nie allein entscheiden.
Wie sieht eine einfache KI-Richtlinie aus?
Eine KI-Richtlinie muss nicht lang sein. Eine Seite mit diesen Punkten reicht für den Anfang – angepasst an Ihr Unternehmen:
- Freigegebene Tools: Liste mit Namen und Version bzw. Lizenz
- Tabu-Daten: was nie eingegeben wird (siehe oben)
- Platzhalter: Namen und Zahlen ersetzen, wo möglich
- Prüfen: Ergebnisse vor der Verwendung kontrollieren
- Verantwortung: Entscheidungen trifft der Mensch
- Ungewöhnliche Bitten: bei Zahlungs- oder Datenanfragen per Sprachnachricht, Video oder E-Mail zurückrufen – über eine bekannte Nummer
- Ansprechperson: wer Fragen beantwortet und Vorfälle aufnimmt
- Im Zweifel fragen
Gibt es bei Ihnen einen Betriebsrat, sollte er bei der Einführung von KI-Tools frühzeitig einbezogen werden.
Wie bringt man die Regeln ins Team?
Eine Richtlinie wirkt nur, wenn sie verstanden wird. Bewährt hat sich eine Kombination: kurze Schulung für alle, die Regeln als Merkkarte am Arbeitsplatz und eine Ansprechperson für Fragen. In der Online-Schulung von KI-Mitarbeiter-Kompetenz sind die Regeln im Modell „Die 3 Momente“ zusammengefasst: vor der Eingabe, nach der Antwort und bei ungewöhnlichen Bitten. Die Merkkarte zum Ausdrucken enthält Ihre freigegebenen Tools und Ihre Ansprechperson. Was die Schulung sonst abdeckt, lesen Sie unter Was gehört in eine KI-Schulung?
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