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KI-Richtlinie erstellen: Vorlage für Ihr Unternehmen

Beantworten Sie 12 Fragen und erhalten Sie eine kurze, gut lesbare KI-Richtlinie als PDF – zum Anpassen, Abstimmen und Unterschreiben.

12 Fragen, ca. 10 Minuten
PDF sofort
ohne Anmeldung
Angaben zur Richtlinie werden nicht gespeichert

Klare Regeln statt Grauzone: welche KI-Tools freigegeben sind, welche Daten nicht hineingehören und wer Ansprechperson ist.
Praxisnah aufgebaut: nach den „3 Momenten“ aus unserer KI-Schulung – vor der Eingabe, nach der Antwort, bei ungewöhnlichen Bitten.
Sinnvoll vorbelegt: Empfehlungen sind bereits ausgewählt, Sie passen nur an, was bei Ihnen anders ist.

Ihr Unternehmen

Name des Unternehmens

1. Freigegebene KI-Tools

Welche KI-Anwendungen dürfen wofür genutzt werden? Alles, was nicht auf der Liste steht, gilt als nicht freigegeben.

Weitere Tools hinzufügen

Bis zu 10 Tools.

2. Daten, die nicht eingegeben werden

Gilt für KI-Tools, die nicht freigegeben sind (Moment 1: vor der Eingabe).

Personenbezogene Daten von Kundinnen, Kunden, Mitarbeitenden oder Bewerbenden Gesundheits-, Personal- und Gehaltsdaten Verträge, Angebote, Preise und interne Kalkulationen Interne Finanzzahlen und vertrauliche Korrespondenz Passwörter, Zugangsdaten und technische Details unserer Systeme Geschäftsgeheimnisse, Strategien und vertrauliche Projektinformationen

Weitere Daten (optional, eine pro Zeile)

3. Daten in freigegebenen Tools

Auch in freigegebenen Tools nur so viele Daten wie nötig. Namen, Firmen und Zahlen werden wo möglich durch Platzhalter ersetzt (z. B. „Kunde A“, „Betrag X“). Die oben genannten Daten nur, wenn das für das jeweilige Tool ausdrücklich freigegeben ist. In freigegebenen Tools dürfen öffentliche und interne Informationen verarbeitet werden. Vertrauliche und personenbezogene Daten nur, wenn das für das jeweilige Tool ausdrücklich freigegeben ist; wo möglich mit Platzhaltern. Auch in freigegebenen Tools werden keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten eingegeben, sondern nur öffentliche Informationen und Inhalte mit Platzhaltern.

4. Private KI-Konten

Private KI-Konten (z. B. kostenlose Versionen mit privater E-Mail-Adresse) werden für berufliche Inhalte nicht genutzt. Private KI-Konten dürfen nur für allgemeine Fragen ohne jeden Bezug zu internen Informationen, Kundschaft oder Personen genutzt werden.

5. Prüfpflicht für Ergebnisse

Immer enthalten (Moment 2): Ergebnisse vor der Verwendung prüfen, anpassen und selbst entscheiden. Zusätzlich:

Inhalte mit rechtlicher, finanzieller oder medizinischer Bedeutung sowie Veröffentlichungen werden vor der Verwendung zusätzlich von einer fachkundigen Person geprüft. Entscheidungen über Menschen (z. B. Bewerbungen, Beurteilungen) trifft immer ein Mensch; KI unterstützt höchstens. KI-Agenten und Automationen senden, buchen, bestellen oder löschen nichts ohne Bestätigung durch eine verantwortliche Person.

6. Kennzeichnung von KI-Inhalten (interne Regel)

Mit KI erzeugte oder wesentlich veränderte Bilder, Audio- und Videoinhalte, die nach außen gehen, werden als KI-generiert gekennzeichnet. Inhalte, die überwiegend mit KI erstellt wurden und nach außen gehen (z. B. Website, Social Media, Kundschaft), werden als KI-unterstützt gekennzeichnet. Inhalte, die überwiegend mit KI erstellt wurden, werden intern wie extern als KI-unterstützt gekennzeichnet. Eine generelle Kennzeichnung ist nicht vorgesehen. Im Zweifel entscheidet die Ansprechperson KI im Einzelfall.

Ergänzung (optional)

7. Ansprechperson KI

Name

Funktion (optional)

Erreichbarkeit (optional)

8. Meldeweg bei Fehlern und Vorfällen

Was ist bei Fehlern, Datenpannen oder Betrugsversuchen zu tun?

9. Freigabeweg für neue Tools

Wie werden neue KI-Tools oder KI-Funktionen beantragt und freigegeben?

10. Schulung und Auffrischung

Neue Beschäftigte absolvieren die KI-Schulung in den ersten Wochen. Alle Beschäftigten frischen ihr Wissen jährlich auf. Neue Beschäftigte absolvieren die KI-Schulung in den ersten Wochen. Alle Beschäftigten frischen ihr Wissen alle zwei Jahre auf. Neue Beschäftigte absolvieren die KI-Schulung in den ersten Wochen. Eine Auffrischung erfolgt bei wesentlichen Änderungen, etwa neuen Tools oder neuen Regeln.

11. Version und Gültigkeit

Version

Gültig ab

Unterschrift Geschäftsführung: Name (optional)

12. Ergänzende Regelungen (optional)

Freitext, erscheint als eigener Abschnitt

Jährliche Erinnerung (optional)

Eine KI-Richtlinie sollte regelmäßig überprüft werden. Auf Wunsch erinnern wir Sie per E-Mail, wenn Ihre Richtlinie ein Jahr gilt (ab „Gültig ab“ in Frage 11). Das PDF erhalten Sie in jedem Fall, auch ohne E-Mail-Adresse.

E-Mail-Adresse

Erinnern Sie mich per E-Mail, wenn meine KI-Richtlinie zur jährlichen Überprüfung fällig ist. Außerdem dürfen Sie mich gelegentlich per E-Mail über Neuigkeiten zu KI-Kompetenz und IT-Sicherheit von KOPFFREI.IT informieren. (optional)

Die Anmeldung wird erst wirksam, wenn Sie den Link in unserer Bestätigungsmail anklicken. Eine Erinnerung wird nur mit dem ersten Häkchen angemeldet. Widerruf jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail. Details in der Datenschutzerklärung.

Ihre Angaben zur Richtlinie werden nur zur Erzeugung des PDFs verwendet und nicht gespeichert. Keine Anmeldung, keine Cookies. Vorlage, keine Rechtsberatung: Bitte vor der Inkraftsetzung mit dem Datenschutz und – falls vorhanden – dem Betriebsrat abstimmen.

Regeln allein reichen nicht – Ihre Mitarbeitenden müssen sie kennen

Eine Richtlinie wirkt erst, wenn alle verstehen, warum es die Regeln gibt. Unsere Online-Schulung vermittelt sie in rund 60 Minuten, mit Nachweis je Person.

Richtlinie in Ihrer Schulungsumgebung speichern und mit Version und Gültigkeit fortschreiben
Freigegebene Tools und Ansprechperson automatisch auf der Merkkarte für alle Teilnehmenden
Richtlinie als Teil der Nachweis-Mappe neben den Teilnahmebestätigungen

Schulung buchen KI-Selbsttest fürs Team

Was gehört in eine KI-Richtlinie?

Eine KI-Richtlinie (auch KI-Nutzungsrichtlinie oder KI-Policy) legt fest, wie Beschäftigte KI-Anwendungen wie ChatGPT, Microsoft Copilot, DeepL oder KI-Funktionen in bestehender Software bei der Arbeit nutzen. Für kleine und mittlere Unternehmen reichen meist ein bis zwei Seiten. Wichtig ist, dass die Regeln konkret sind und alle sie kennen.

Freigegebene Tools: welche Anwendungen mit welcher Lizenz wofür genutzt werden dürfen; alles andere ist nicht freigegeben.
Daten: was nicht eingegeben wird, wie mit freigegebenen Tools und privaten Konten umgegangen wird.
Prüfen und Verantwortung: Ergebnisse vor der Verwendung prüfen, Entscheidungen über Menschen trifft ein Mensch.
Kennzeichnung: wann KI-Inhalte als solche gekennzeichnet werden.
Meldeweg und Freigabe: was bei Fehlern, Datenpannen oder Betrugsversuchen zu tun ist und wie neue Tools beantragt werden.
Schulung und Ansprechperson: wann geschult und aufgefrischt wird und wer Fragen beantwortet.

Art. 4 der KI-Verordnung verlangt in der seit 27. Juli 2026 geltenden Fassung, dass Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Eine bestimmte Form schreibt die Vorschrift nicht vor. Eine schriftliche Richtlinie zusammen mit einer Schulung ist ein naheliegender Weg, diese Maßnahmen festzuhalten. Mehr dazu im Ratgeber: Art. 4 nach dem Digital Omnibus und Regeln für ChatGPT und Copilot.

So nutzen Sie die Vorlage

Fragen beantworten und das PDF erstellen.
Mit Datenschutz und – falls vorhanden – Betriebsrat abstimmen und bei Bedarf anpassen.
Von der Geschäftsführung unterschreiben lassen und allen Beschäftigten bekannt machen.
Das Team schulen und die Richtlinie bei neuen Tools oder Regeln aktualisieren.

Häufige Fragen

Braucht unser Unternehmen eine KI-Richtlinie?

Eine bestimmte Form schreibt die KI-Verordnung nicht vor. Art. 4 verlangt in der seit 27. Juli 2026 geltenden Fassung (Digital Omnibus), dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Eine kurze schriftliche Richtlinie kann eine solche Maßnahme sinnvoll ergänzen: Alle wissen, welche Tools freigegeben sind, welche Daten tabu sind und an wen sie sich wenden. Welche Maßnahmen in Ihrem Fall sinnvoll sind, hängt vom KI-Einsatz ab. Mehr zu Art. 4 nach dem Digital Omnibus

Was steht in der Vorlage?

Zweck und Geltungsbereich, freigegebene KI-Tools, Regeln vor der Eingabe, Prüfen und Kennzeichnen nach der Antwort, Verhalten bei ungewöhnlichen Bitten, Meldeweg, Freigabe neuer Tools, Schulung und Auffrischung, Ansprechperson sowie Version, Gültigkeit und Unterschrift. Der Aufbau folgt den „3 Momenten“ aus unserer KI-Schulung.

Ersetzt die Vorlage eine Rechtsberatung?

Nein. Der Generator liefert eine Vorlage, die Sie an Ihr Unternehmen anpassen. Bitte stimmen Sie die Richtlinie vor der Inkraftsetzung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten bzw. Ihrer Datenschutzverantwortlichen und – falls vorhanden – mit dem Betriebsrat ab.

Werden meine Angaben gespeichert?

Nein. Ihre Eingaben zur Richtlinie werden nur verwendet, um das PDF zu erzeugen, und danach verworfen. Es gibt kein Konto und keine Cookies. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die Abrufe je gekürzter, gehashter IP-Adresse; dieser Wert wird nach einer Stunde gelöscht. Nur wenn Sie freiwillig die jährliche Erinnerung anfordern und bestätigen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und das Datum der nächsten Erinnerung, nicht die Inhalte der Richtlinie. Details in der Datenschutzerklärung.

Reicht eine KI-Richtlinie aus?

Eine Richtlinie legt fest, was gilt. Wirksam wird sie erst, wenn Mitarbeitende sie kennen und verstehen, warum es die Regeln gibt. Dafür eignet sich eine kurze Schulung: Unser Basiskurs dauert rund 60 Minuten und schließt mit einer Teilnahmebestätigung je Person ab. Preise und Buchung

Hinweis: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechtsberatung.