Muss jeder Mitarbeiter eine KI-Schulung machen?
Muss jeder Mitarbeiter eine KI-Schulung machen? Wer in der Regel einbezogen wird, wie der Umfang je nach KI-Nutzung variiert und was Sie dokumentieren sollten.
Kurz gesagt: Art. 4 der EU-KI-Verordnung nennt keine Liste von Personen, die eine Schulung machen müssen, und schreibt keine bestimmte Schulungsform vor. Sinnvoll ist in der Regel: alle einbeziehen, die beruflich mit KI-Tools arbeiten, den Umfang an der tatsächlichen Nutzung ausrichten und Rollen mit besonderen Risiken vertiefen. Wer wann was abgeschlossen hat, halten Sie am besten in einer einfachen Übersicht fest.
Was sagt Art. 4 der KI-Verordnung dazu?
Seit dem Digital Omnibus gilt sinngemäß: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss nicht garantiert werden. Die Regel gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Hintergründe lesen Sie unter KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO.
Eine Liste, wer genau eine Schulung machen muss, enthält die Verordnung nicht. Auch eine bestimmte Schulungsform oder ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Die Frage „Muss jeder geschult werden?“ lässt sich deshalb nicht pauschal beantworten. Hilfreicher ist die Frage: Wer arbeitet bei uns wie mit KI, und was braucht diese Person dafür?
Wer sollte in der Regel einbezogen werden?
In der Praxis hat es sich bewährt, den Kreis eher weit zu ziehen. Sinnvoll ist es in der Regel, diese Personen einzubeziehen:
- Alle, die beruflich KI-Tools nutzen: ChatGPT, Copilot, Übersetzer, Schreibhilfen oder KI-Funktionen in Fachsoftware, auch wenn es nur gelegentlich ist
- Führungskräfte und Geschäftsführung: Sie legen Regeln fest, geben Tools frei und beantworten Fragen im Team
- Neue Mitarbeitende und Auszubildende: am besten in den ersten Wochen, bevor sie mit KI-Tools arbeiten
- Teilzeitkräfte und Aushilfen: wenn sie im Arbeitsalltag mit KI-Tools in Berührung kommen, unabhängig vom Stundenumfang
- Wer mit KI-Ergebnissen weiterarbeitet: etwa wer KI-erstellte Texte freigibt, Auswertungen übernimmt oder Entscheidungen darauf stützt
Ob auch externe Kräfte wie Freelancer oder Leiharbeitnehmende einzubeziehen sind, hängt vom Einzelfall ab. Arbeiten sie regelmäßig mit Ihren KI-Tools und Daten, ist es in der Regel sinnvoll, ihnen zumindest Ihre Regeln zu erklären.
Was ist mit Mitarbeitenden, die gar keine KI nutzen?
Oft nutzen mehr Personen KI, als die Geschäftsführung vermutet. KI-Funktionen kommen per Update in vorhandene Software, Übersetzungs-Apps landen auf dem Diensthandy, und manche Mitarbeitende greifen auf private Konten zurück. Mehr dazu im Artikel Schatten-KI im Unternehmen.
Hinzu kommt: Betrugsversuche mit gefälschten Stimmen oder E-Mails treffen auch Personen, die selbst nie mit KI arbeiten, etwa am Telefon in der Zentrale oder in der Buchhaltung. Deshalb kann eine kurze Einweisung auch für diese Gruppe sinnvoll sein. Hintergründe: Deepfake- und CEO-Betrug erkennen.
Arbeitet jemand tatsächlich weder mit KI-Tools noch mit KI-Ergebnissen, ist eine umfassende Schulung meist nicht nötig. Wie Sie diese Personen behandeln, sollten Sie bewusst festlegen und kurz begründen.
Wie unterscheidet sich der Umfang je nach Nutzung?
Nicht alle brauchen dasselbe. Eine einfache Einteilung in drei Stufen hilft bei der Planung:
- Keine oder kaum Nutzung: kurze Einweisung in die internen Regeln, Hinweis auf Betrugsmaschen, Merkkarte mit Ansprechperson
- Regelmäßige Nutzung: eine Grundlagenschulung, etwa rund 60 Minuten zu Funktionsweise, Datenschutz, Prüfen von Ergebnissen und Betrug, dazu die internen Regeln
- Rollen mit besonderen Risiken: Grundlagen plus Vertiefung, zum Beispiel für HR, Buchhaltung, Vertrieb, Kundenservice, IT oder Führung
Wer im Unternehmen KI-Tools auswählt, einrichtet oder freigibt, braucht in der Regel mehr Hintergrundwissen als die übrigen Nutzenden, etwa zu Vertragsbedingungen, Einstellungen und Zugängen. Welche Inhalte in die Grundlagen und in die Rollenvertiefungen gehören, lesen Sie unter Was gehört in eine KI-Schulung?
Wie behält man den Überblick?
Eine einfache Tabelle reicht meist aus. Je Person eine Zeile mit diesen Spalten:
- Name und Rolle bzw. Abteilung
- KI-Nutzung: keine, gelegentlich oder regelmäßig, und mit welchen Tools
- geplante Maßnahme: Einweisung, Grundlagenschulung, Rollenvertiefung
- Datum des Abschlusses und Ergebnis
- nächste Auffrischung
Ein Beispiel: Eine Hausverwaltung mit 15 Personen nutzt Copilot im Büro. Die zehn Mitarbeitenden in der Objektbetreuung machen die Grundlagenschulung, die zwei Personen in der Buchhaltung zusätzlich eine Vertiefung zu Zahlungen und Betrug, die Geschäftsführung eine Vertiefung für Führungskräfte. Die drei Hausmeister arbeiten nicht mit KI-Tools, bekommen aber eine kurze Einweisung zu gefälschten Anrufen und die Merkkarte. Die Begründung steht in einem Satz in der Übersicht. Mehr zur Branche: KI-Schulung für Hausverwaltung und Immobilien.
Was außerdem in eine Dokumentation gehört, beschreibt der Artikel KI-Kompetenz dokumentieren.
Was gilt bei neuen Mitarbeitenden und Rollenwechseln?
Die Übersicht ist eine Momentaufnahme. Sinnvoll ist, die KI-Schulung ins Onboarding aufzunehmen und bei zwei Anlässen nachzusteuern: wenn jemand in eine Rolle mit anderen Risiken wechselt, etwa von der Assistenz in die Buchhaltung, und wenn neue KI-Tools eingeführt werden oder sich die Nutzung deutlich ändert. Eine feste Frist für Auffrischungen gibt es nicht.
Wie lässt sich das mit einer Online-Schulung umsetzen?
Bei KI-Mitarbeiter-Kompetenz buchen Sie Plätze nur für die Personen, die Sie schulen möchten. Der Basiskurs umfasst sechs Module mit rund 60 Minuten Lernzeit, ein Abschlussquiz und eine PDF-Teilnahmebestätigung je Person. Sieben Rollenmodule sind inklusive und werden je Person im Admin-Bereich zugewiesen, sodass jede Person die passende Vertiefung bekommt. Die Merkkarte zum Ausdrucken eignet sich auch für Mitarbeitende, die nur eine kurze Einweisung erhalten.
Wo Ihr Team aktuell steht, können Sie vorab mit dem KI-Selbsttest einschätzen: zehn Fragen, rund zwei Minuten, ohne Anmeldung. Preise und Buchung finden Sie auf der Buchungsseite.
Muss wirklich jeder Mitarbeiter eine KI-Schulung machen?
Müssen alle dieselbe Schulung machen?
Sollte die Geschäftsführung selbst teilnehmen?
Gilt das auch für Auszubildende und Minijobber?
Reicht eine Rundmail mit den KI-Regeln?
Hinweis: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechtsberatung.